Se tivéssemos que montar uma lista com as melhores práticas no condomínio, a auditoria seria uma delas.
Afinal, todos (condôminos, corpo diretivo, até o síndico em relação à administradora) querem saber – e ter segurança – se os recursos da gestão estão sendo gastos de forma correta, sem irregularidades, fraudes, desvios etc. São coisas importantes, nesses tempos em que a sociedade exige transparência.
A auditoria preventiva ganha ainda mais importância no caso dos condomínios com síndicos profissionais. Ela vai trazer mais segurança para o Conselho, que nem sempre tem preparo suficiente para detectar irregularidades ou outros problemas, e para o condomínio de forma geral.
Entenda o que é a auditoria no condomínio
O exame analítico, pericial e sistemático das pastas do condomínio.
Para examinar a saúde do condomínio, há dois tipos de auditoria, voltados para diferentes objetivos:
Preventiva, em que as irregularidades, ou não conformidades, são informadas e regularizadas pontualmente. Ela dá suporte ao grupo gestor e transparência aos condôminos. Muitos condomínios fazem essa auditoria mensalmente;
Investigativa, ou seja, de um período passado, em que os fatos serão narrados em relatório. Essa auditoria, em geral, é anual.
A importância da auditoria
Sempre que se faz esse tipo de radiografia, seja qual for o objeto, só se tem a ganhar. Tendo a visão aprofundada do que ocorre num período determinado, é mais fácil fazer correções e ajustes necessários, mudanças e até planejamento.
Para o condomínio: A transparência do processo, a proteção dos ativos do condomínio, a diminuição dos riscos na gestão financeira e assegurar as políticas definidas. Uma importante vantagem é que, se for identificado qualquer prejuízo ao condomínio, o ressarcimento pode ser cobrado de seu responsável.
O síndico pode exigir a correção de qualquer erro financeiro ou operacional na gestão, via administradora.
Para os moradores e o conselho, garante que os procedimentos legais foram assegurados, de acordo com o que foi aprovado em assembleia para o exercício; e também de acordo com o código civil e as obrigações fiscais.
Para a gestão do síndico: É um instrumento importante de revisão de procedimentos, facilitando a Assembleia Ordinária de aprovação de contas. Essa validação garante a execução correta e integral das responsabilidades dos gestores.
Os cuidados ao contratar a auditoria no condomínio
De acordo com os Artigos 25 e 26 do DL 9295/46, apenas contadores por formação podem proceder com auditorias, além de economistas que também podem efetuar tal procedimento.
Como cuidado na contratação, é prudente e importante exigir o registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) não somente do contador, mas também da empresa contratada para essa finalidade.
Lembrando: mais uma referência positiva é que a auditoria seja pautada pelo NBC TO 3000(norma brasileira de asseguração contábil), emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade(CFC) e pelo Instituto do Auditores Independentes do Brasil (Ibracon).
É muito importante que a auditoria seja independente. Uma vez que o trabalho realizado pela administradora com o aval do síndico será avaliado, é imprescindível que essa avaliação seja feita por profissionais isentos de qualquer interesse.
O que a auditoria fiscaliza, além das contas?
Uma auditoria especializada em finanças condominiais verifica:
O atendimento à Convenção;
Se as certidões do condomínio e da administradora estão regularizadas;
Valida os saldos (comparativo entre o extrato bancário e o demonstrativo apresentado pela administradora);
Se os gastos estão de acordo com as aprovações assembleares;
Se a cobrança está sendo realizada corretamente pela fração ideal;
Se todos os impostos e guias foram pagos de maneira adequada etc;
A existência, ou não, de demandas judiciais e positivação do condomínio em cadastro de maus pagadores, como o Serasa.
Quem deve contratar?
Se o síndico ou o conselho identificarem algum indício de irregularidade grave, a auditoria pode ser contratada de maneira emergencial. E ratificada, posteriormente, em assembleia junto com a apresentação dos resultados.
Se não houver um indício grave que a justifique, a contratação de auditoria só pode ser feita se a previsão orçamentária anual for respeitada (se os valores de auditoria couberem na previsão daquele ano, sem exceder os gastos ordinários provisionados).